1. 目的
为确保集团公司、二级集团公司、三级公司文件和档案管理的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本管理制度。
2．范围
本制度适用于集团公司、二级集团公司、三级公司与安全有关的文件和档案的管理。
3．职责
集团公司、二级集团公司、三级公司办公室分别负责各自公司文件和档案的管理。
4．要求
4.1 公文管理
4.1.1 收文程序
4.1.1.1 集团公司、二级集团公司、三级公司办公室签收公文后，应及时逐件拆封核查，分类登记。
4.1.1.2 集团公司、二级集团公司、三级公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室保存。
4.1.1.3 上级机关和业务单位的公文一律由集团公司、二级集团公司、三级公司办公室负责签收，任何部门或个人不得私自截留。
4.1.1.4 各部门向公司递交的请示报告等文件，一般由办公室签收后按程序办理。
4.1.2 发文办理
公司对外行文由主办部门拟稿，经办公室核稿后，送呈公司负责人签发后对外发文。公司分管领导签发后，办公室再次校对无误后按规定纸张打印文件，加盖印章后将文件发出。
4.1.3 立卷与归档
对于办理完毕的文件，应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.2 档案管理
4.2.1 档案保管
各部门将需保管的资料移交给办公室，由其归入相应案卷并统一编号。保管时应注意档案安全，做好防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防失，以确保档案的安全性和完整性。
4.2.2 档案保管方法
4.2.2.1有统一的分类标准，将文件分门别类。
4.2.2.2采用目录制，即总目录，分目录，文件名，并编号。
4.2.2.3目录须能按照文件编号，制定日期和批复及文件更改。
4.2.3 借阅、调阅和复印
4.2.3.1 权限
董事长、总经理可调阅公司所有档案；副总经理可以调阅分管工作档案；部门负责人可调阅本部门档案；其它情况调阅档案一律凭审批手续调阅相关档案。
4.2.3.2 流程
借阅档案必须办理借阅登记手续，并如期归还，到期如因工作需要不能归还应办理续借手续。因工作需要，需长期借阅的文件、图纸等档案，在工作结束后，应全部归还办公室，由办公室负责整理归档。
复制绝密、机密档案报主要公司分管领导审批；普通档案由部门负责人审批。
借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。查阅档案，必须遵守保密工作制度。
4.2.4 档案销毁
超过保管期限的档案，由办公室依据档案的保管期限，报主要负责人审批后销毁。监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
4.2.5 保存期限
除法律法规对档案、文件、记录保存期有要求的，按法律法规的要求执行，一般档案记录保存期限三年，技术档案和绝密档案记录保存期为永久。
5．相关记录
《档案调阅/复印登记表》
注：依据《企业安全生产标准化基本规范》（gb/t33000-2016）编写。
